Администрирование бизнес-процессов предприятия

Для правильного осуществления деятельности по моделированию бизнес-процессов организации необходимо владеть эффективной технологией решения данной задачи, которая выглядит следующим образом:

1. Начальный опрос собственников (руководство) компании и ключевых сотрудников.
2. Подготовка черновой версии бизнес-процессов компании «как должно быть», в которую входит описание и параметры бизнес-процессов в виде таблиц:

• название процесса, что на входе, что на выходе, ответственное лицо, сроки, критерии качества и т.д.;
• графические изображения процессов;
• рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, в том числе по организационной структуре, варианты решений по оптимизации, перечень документов для разработки, перечень замечаний и предложений. При построении можно использовать стандартные модели должностей, адаптируя их под специфику компании.

1. Обсуждение модели и ее корректировка.
2. Тестовое внедрение и практическое усовершенствование модели бизнес-процессов.
3. Подготовка должностных инструкций и других регламентирующих документов.

Главная задача этапа моделирования – построение функциональной модели существующей организации работы – AS-IS (как есть). На основе модели AS-IS достигается консенсус между различными единицами бизнеса относительно того, что каждая единица бизнеса добавляет в процесс. Модель AS-IS позволяет выяснить, «что мы делаем сегодня» перед тем, как перейти к тому, «что мы – будем делать завтра». Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Признаком неэффективной деятельности могут быть [22]:

• бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся работы;
• неэффективный документооборот (нужный документ не оказывается в нужном месте в нужное время);
• отсутствие обратных связей по управлению (на проведение работы не оказывает влияния ее результат) и входу (объекты или информация используются нерационально).

Параллельно с этим, анализ бизнес-процессов направлен на выявление [12]:

• значимых характеристик процесса: результативности, эффективности и т. д.
• времени выполнения процесса или отдельных составляющих процесса;
• стоимости реализации всего процесса и его отдельных элементов;
• основных потерь и способов их предотвращения.